Khi dành càng nhiều thời gian cho một công việc đơn giản, công việc đó càng bị kéo dài và trì hoãn. Ngược lại, nếu phân bổ thời gian hoàn thành ngắn hơn, công việc đó dường như sẽ được tiến hành nhanh chóng. Đây gọi là định luật Parkinson – “càng ngắn càng tốt”.
Thời còn cắp sách đến trường, bạn có cả kỳ nghỉ hè để hoàn tất bài tập về nhà nhưng bạn chỉ bắt tay giải từng bài khi chỉ còn vài ngày nữa là tựu trường. Thậm chí, nhiều người còn thức suốt đêm trước ngày đi học để hoàn thành xong đống bài tập dài lê thê.
Đến khi trưởng thành, bạn lên kế hoạch ăn kiêng giảm cân để cuối năm đi biển, rõ ràng bạn có hẳn gần nửa năm để quyết liệt hơn trong chế độ ăn và luyện tập, song đến khi trước khởi hành 2 tuần, bạn mới cuống cuồng tìm hiểu về nhịn ăn gián đoạn, ăn thô,…
Hoặc trong công việc, bạn có thời gian dư dả để hoàn thành bảng đề xuất dự án mới, song bạn hầu như toàn đợi đến sát ngày báo cáo mới cặm cụi dò từng hạng mục.
Nếu đã từng trải qua các tình huống tương tự, bạn có lẽ đang hiểu những gì mình đang muốn đề cập. Năm rộng tháng dài, chúng ta cứ như những chú mèo lười nằm sưởi nắng và chỉ khi thời hạn sắp điểm, chúng ta mới biến thành những cỗ máy siêu năng suất nhằm hoàn thành công việc vào phút chót. Bạn có thể đã tự hứa với bản thân rằng sẽ không bao giờ để tình trạng trì hoãn này tái diễn bất cứ lần nào nữa, song thực tế, khi một thời gian trôi đi, mọi thứ sẽ đâu lại vào đấy.
Đọc thêm bài viết: Hãy xem công việc như một mối quan hệ và đối đãi như người tình
Nhà sử học lỗi lạc người Anh Cyril Northcote Parkinson đã quan sát thấy xu hướng này trong quá trình làm việc của nhân viên hành chính sở tại. Ông nhận định rằng, khi bộ máy hành chính càng nhiều khâu, càng nhiều nhân lực thì tiến độ lẫn thành quả đều kém hiệu quả. Ngược lại, khi nguồn nhân sự được giảm thiểu và thời gian thực hiện dự kiến được rút ngắn, công việc sẽ được hoàn tất một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn. Từ đó, định luật Parkinson ra đời với nội dung chính là sự càng ngắn càng tốt trong công việc.
Bên cạnh đó, ông Parkinson còn cho rằng, thời gian thực hiện công việc quá dư dả sẽ khiến hiệu suất làm việc của nhân sự suy giảm. Nguyên nhân lớn nhất xuất phát từ việc nhân sự sẽ điều chỉnh tốc độ làm việc để khớp với các mốc thời gian tương ứng được phân bổ. Vì vậy, định luật Parkinson như một hồi chuông cảnh tỉnh các doanh nghiệp về tình trạng chỉ quan tâm đến số giờ làm việc thay vì hiệu suất nhân công. Nói cách khác, nhiều người vẫn tin rằng bản thân cần làm việc chăm chỉ thay vì làm việc có hiệu quả. Thực tế, nhiều quản lý cấp trung vẫn thường đánh giá cao những nhân viên ở lại tăng ca so với nhân viên hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn.
Song, mình không đánh đồng những nhiệm vụ cần sự tỉ mỉ, kỹ lưỡng và thời gian dài để theo dõi, kiểm soát. Bạn hãy nghĩ theo một chiều hướng tích cực rằng, nếu bạn thiết lập những giới hạn khắc nghiệt hơn và trong thời gian ngắn hơn, bạn hoàn toàn có thể bứt phá và khai mở những khả năng tiềm ẩn của bản thân. Từ đó, nhiệm vụ được hoàn thành sớm hơn và tối ưu hơn so với việc mỗi ngày làm một ít. Mặt khác, thời gian dư thừa có thể khiến bạn chán nản và mất đi động lực, bạn sẽ ngày càng kéo dài, trì hoãn công việc vô thời hạn.
Đọc thêm bài viết: Những hậu quả khôn lường khi bạn sống quá cảm tính với suy nghĩ “sao cũng được”
Bạn có thể thử nghiệm các gợi ý cơ bản để thiết lập các giới hạn nâng cao cho bản thân. Ví dụ như việc thử thách làm việc mà không có dây sạc máy tính và bạn bắt buộc phải hoàn thành nhiệm vụ trước khi máy tính hết sạch pin. Đây chỉ là một phép thử nhỏ khiến bạn tự tạo ra những sức ép tích cực thúc đẩy bản thân nỗ lực thay vì chờ đợi đến phút chót mới bắt đầu mày mò.
Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian một cách chi tiết sẽ giúp bạn tránh bỏ trống những khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ. Từ đó, bạn tiết kiệm được thời gian và cũng hạn chế tối đa tình trạng công việc kéo dài lê thê từ ngày này qua tháng nọ mà không xử lý triệt để. Một bí quyết mình vẫn thường hay áp dụng, đó là thay vì tự nhủ mình sẽ tập thể dục mỗi ngày, mình sẽ viết tản văn 1000 chữ,… bạn hãy tự quyết định mình sẽ tập thể dục xong trước 5h mỗi ngày hoặc viết xong tản văn trước 10h. Việc thiết lập giới hạn sẽ tương tự một chiếc vòng kim cô uốn nắn bạn vào khuôn mẫu định sẵn. Ngoài ra, hãy tự tạo cho bản thân tính kỷ luật. Ví dụ như những gì đã lên kế hoạch sẽ triển khai hôm nay thì phải lập tức triển khai và hạn chế chần chừ lâu dài.
Đừng nghĩ rằng tăng ca là xuất sắc, thay vào đó, bạn hãy tự đặt ra những giới hạn nghiêm khắc cho bản thân và cố gắng hoàn thành công việc trước tan sở. Khi đã có cơ sở ấn định, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh cường độ và tốc độ làm việc của bản thân nhằm đáp ứng tối ưu mục tiêu đã đặt ra. Theo định luật Parkinson: Công việc sẽ luôn tự lấp đầy vào khoảng thời gian cụ thể bạn đặt ra.
